フリーランスになると、自分で取引先に書類を送ったり、企業に履歴書を送る機会が増えますよね。
そんな時、あまりに適当な書類送付状をつけて送って送ってしまうと、「この人、ビジネスマナーを分かっていないのでは･･･」と相手を不安にさせてしまう可能性があります。
そこで今回は、書類送付状の書き方をまとめてみました。
【解説】書類送付状の書き方
①日付
Wordの[挿入]-[テキスト]-[日付と時刻]メニューで、『自動的に更新する』にチェックを入れると、今日の日付がデフォルトで表示されるので便利です。
②送付先の情報
左側には送付先の会社名、部署名、担当者の名前は記入します。
相手の名刺やメールの署名を見ながら、正確に記入しましょう。
担当者の名前が分からない場合は、「担当者各位」と書けばＯＫです。
なお、「ご担当者様」と書くと『ご』と『様』で二重敬語になってしまうそうです。
ココに注意
・相手の会社名、部署名、名前は正確に
・「ご担当者様」は二重敬語なので厳密にはＮＧ
③自分の情報
右側に自分の事務所名、名前を記入します。
私は事務所名の前に住所も書くようにしています(何となく)。
④タイトル
タイトルのフォントは少し大きめにして目立たせます。
⑤挨拶文
挨拶の部分は・・・詳しくは分かりませんが、このように書くのが一般的です。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
⑥要件
要件は、できるだけ簡潔に書くようにします。
案件に関する詳細や、取り急ぎ伝えなければいけない内容があるときは、送付状に書くよりもメールで関係者に共有したほうが親切だと思います。
⑦送付物の詳細
送付物の種類と、部数を記入しましょう。
どの書類が同封されているか、文書番号を明確にしておくと分かりやすいです。
⑧敬具＆以上
最後に敬具＆以上を記入して、完成！
ダウンロード用フォーマット
私が普段使っているフォーマットを貼っておきます。
下の『ダウンロード』ボタンを押してご自由にダウンロードの上、ご自身でアレンジを加えて使ってみてください！
おわりに
書類を送付するときって緊張しますよね。
書類の間違いや記入ミスは、いくら気をつけていても起こってしまうものですが、
せめて送付状くらいは正確に書くことを心がけたいと思います。ちー🍀