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【フォーマットあり】法人向け書類送付状の書き方

2020年5月18日

ちー
こんにちは、フリーランス2年目のちー🍀です

フリーランスになると、自分で取引先に書類を送ったり、企業に履歴書を送る機会が増えますよね。

そんな時、あまりに適当な書類送付状をつけて送って送ってしまうと、「この人、ビジネスマナーを分かっていないのでは・・・」と相手を不安にさせてしまう可能性があります。

そこで今回は、書類送付状の書き方をまとめてみました。

ちー
ページの最後に、私が普段使っている書類送付状のフォーマットを貼っておきましたので、ご活用ください

【解説】書類送付状の書き方

①日付

Wordの[挿入]-[テキスト]-[日付と時刻]メニューで、『自動的に更新する』にチェックを入れると、今日の日付がデフォルトで表示されるので便利です。

②送付先の情報

左側には送付先の会社名、部署名、担当者の名前は記入します。

相手の名刺やメールの署名を見ながら、正確に記入しましょう。

担当者の名前が分からない場合は、「担当者各位」と書けばOKです。

なお、「ご担当者様」と書くと『ご』と『様』で二重敬語になってしまうそうです。

ココに注意

・相手の会社名、部署名、名前は正確に
・「ご担当者様」は二重敬語なので厳密にはNG

③自分の情報

右側に自分の事務所名、名前を記入します。

私は事務所名の前に住所も書くようにしています(何となく)。

④タイトル

タイトルのフォントは少し大きめにして目立たせます。

⑤挨拶文

挨拶の部分は・・・詳しくは分かりませんが、このように書くのが一般的です。

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

⑥要件

要件は、できるだけ簡潔に書くようにします。

案件に関する詳細や、取り急ぎ伝えなければいけない内容があるときは、送付状に書くよりもメールで関係者に共有したほうが親切だと思います。

ちー
メールだとデータに残りますし、早いですしね

⑦送付物の詳細

送付物の種類と、部数を記入しましょう。

どの書類が同封されているか、文書番号を明確にしておくと分かりやすいです。

⑧敬具&以上

最後に敬具&以上を記入して、完成!

ダウンロード用フォーマット

私が普段使っているフォーマットを貼っておきます。

下の『ダウンロード』ボタンを押してご自由にダウンロードの上、ご自身でアレンジを加えて使ってみてください!

おわりに

書類を送付するときって緊張しますよね。

書類の間違いや記入ミスは、いくら気をつけていても起こってしまうものですが、

せめて送付状くらいは正確に書くことを心がけたいと思います。ちー🍀

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